(a) Aplicabilidad.— Las disposiciones de este artículo aplicarán a toda solicitud, evaluación y contratación de la Rama Judicial para tomar en arrendamiento un local por un término mayor de cinco (5) años, con excepción de aquellos formalizados con otros organismos gubernamentales, los cuales no estarán sujetos a este reglamento y se regularán por las leyes generales aplicables, si alguna.

(b) Principios generales.— Todo contrato a ser otorgado por la Rama Judicial para tomar en arrendamiento un local por un término mayor de cinco (5) años se considerará de largo plazo y deberá someterse al procedimiento de subasta formal o requerimiento de propuestas dispuesto en este reglamento, con excepción de aquellos formalizados con otros organismos gubernamentales, los cuales se regularán por las leyes generales aplicables, si alguna.

(c) Procedimiento para atender las necesidades de arrendamiento de locales a largo plazo.—

(1) Las necesidades de arrendamiento de locales a largo plazo de las diferentes dependencias de la Rama Judicial serán analizadas en primera instancia por la Oficina de Administración y Conservación de Locales, quien evaluará la necesidad presentada tomando en consideración los criterios siguientes:

(A) Evaluación de las facilidades físicas en uso.

(B) Volumen y tipo de servicio a prestarse en el local a arrendarse.

(C) Proyección del crecimiento de los programas de trabajo, recursos humanos y necesidades de equipo.

(D) Justificación de la localización del local a arrendarse en relación con los servicios a prestarse.

(E) Términos y condiciones del arrendamiento propuesto o existente, incluyendo el canon de arrendamiento y razonabilidad del mismo.

(F) Disponibilidad de fondos para el arrendamiento propuesto.

(G) Informe justificando que el uso para el cual se destinará el local amerita el término de duración para el cual se solicita el arrendamiento.

(H) Análisis sobre alternativas de arrendamiento disponibles con organismos gubernamentales, si alguna.

(2) En aquellos casos en que la Oficina de Administración y Conservación de Locales determine que existe la necesidad de arrendar un local a largo plazo a un organismo no gubernamental, remitirá la petición de arrendamiento debidamente endosada para la evaluación ulterior de un Comité Revisor. Dicho Comité estará compuesto por tres miembros designados por el Juez Presidente o la Jueza Presidenta o por el Director Administrativo o la Directora Administrativa, por delegación, de entre quienes laboran en la Rama Judicial con conocimiento en el campo de la administración pública y la gestión gubernamental. Estas personas desempeñarán sus respectivos cargos durante un término de tres (3) años, o hasta que sus sucesores sean nombrados, y no percibirán remuneración adicional por la prestación de tales servicios.

(3) El Comité Revisor rendirá un informe escrito al Director Administrativo o a la Directora Administrativa, con sus conclusiones y recomendaciones sobre la petición de arrendamiento presentada. Ello incluirá recomendar el mecanismo de adquisición más apropiado, ya sea por subasta formal o requerimiento de propuestas, cuando se identifique una necesidad de arrendamiento de un local a largo plazo.

(4) El Comité Revisor rendirá un informe escrito al Director Administrativo o a la Directora Administrativa, con sus conclusiones y recomendaciones sobre la petición de arrendamiento presentada. Ello incluirá recomendar el mecanismo de adquisición más apropiado, ya sea por subasta formal o requerimiento de propuestas, cuando se identifique una necesidad de arrendamiento de un local a largo plazo.

(5) El Comité Revisor rendirá un informe escrito al Director Administrativo o a la Directora Administrativa, con sus conclusiones y recomendaciones sobre la petición de arrendamiento presentada. Ello incluirá recomendar el mecanismo de adquisición más apropiado, ya sea por subasta formal o requerimiento de propuestas, cuando se identifique una necesidad de arrendamiento de un local a largo plazo.

(6) El Comité Revisor rendirá un informe escrito al Director Administrativo o a la Directora Administrativa, con sus conclusiones y recomendaciones sobre la petición de arrendamiento presentada. Ello incluirá recomendar el mecanismo de adquisición más apropiado, ya sea por subasta formal o requerimiento de propuestas, cuando se identifique una necesidad de arrendamiento de un local a largo plazo.

(d) Procedimiento; subasta formal o requerimiento de propuestas.— Las subastas formales o los requerimientos de propuestas para el arrendamiento de locales a largo plazo se regularán por lo dispuesto en este reglamento para dichos mecanismos de adquisición; Disponiéndose, sin embargo, que las condiciones especiales siguientes formarán parte de todo pliego de subasta o requerimiento de propuestas para este tipo de contratación:

(1) En los arrendamientos de locales con una vigencia de treinta (30) años o más, la parte arrendadora que no sea un organismo gubernamental, concederá a la Rama Judicial el derecho a adquirir la propiedad al finalizar el término del arrendamiento por un dólar ($1). En dichos casos se proveerá para que el contrato de arrendamiento pueda ser elevado a escritura pública e inscribirse en el Registro de la Propiedad. Además, la parte arrendadora concederá el derecho de tanteo a favor de la Rama Judicial en la venta o cesión del inmueble, así como el derecho a acelerar la compra del inmueble mediante el pago de la cantidad aún adeudada de financiamiento, en los casos que aplique, estableciendo una compensación específica, según los años ya pagados por la Rama Judicial.

(2) El pago de las contribuciones sobre la propiedad será por cuenta de la parte arrendadora y no de la Rama Judicial.

(3) En el caso de locales de nueva construcción, previo a la firma de cualquier precontrato o contrato, se acreditará mediante un estudio de título que la parte arrendadora es dueña de los terrenos donde se construirá la estructura.

(4) En el pliego de subasta o en el requerimiento de propuestas se consignarán todos los elementos que deberá considerar el o la proponente para someter su oferta o propuesta. Ello incluirá proveer especificaciones completas y descripciones claras de las características primordiales propias del local a arrendarse, así como las características físicas, funcionales, estéticas y de calidad con que se describe éste. Sin que se entienda como una limitación, se especificará:

(A) La ubicación, extensión, diseño y estructura del local;

(B) Términos y condiciones que regirán cualquier desarrollo que se requiera para el arrendamiento del local. En casos en que los servicios pudieran requerir autorizaciones, licencias especiales, permisos y otros, deberán evidenciarse las mismas;

(C) Requisitos de la reglamentación vigente y de las normas aplicables de ingeniería y seguridad;

(D) Término del contrato de arrendamiento;

(E) Necesidades de estacionamiento;

(F) Fianzas que se requerirán con el propósito de asegurar el cumplimiento de la oferta, propuesta u obligación contraída.

(e) Evaluación de las ofertas o propuestas.— La evaluación de las ofertas o propuestas estará a cargo de la Junta de Subastas, quien conducirá los trámites conforme a las disposiciones de este reglamento. Al evaluar las ofertas o propuestas la Junta de Subastas considerará el cumplimiento de éstas con las especificaciones, criterios y requerimientos establecidos y procederá con la adjudicación al proponente o licitador que cumple a satisfacción y conveniencia de la Rama Judicial con las especificaciones, criterios y requerimientos evaluados.