(a) Alcance de la compra negociada.—

(1) Requerimiento de propuestas.—

(A) Propósito.— El requerimiento de propuestas es el mecanismo que se utiliza para informar los requisitos y las necesidades de la Rama Judicial y solicitar propuestas para negociar la adquisición de bienes conforme lo establece este reglamento.

(B) Requisitos mínimos.— El requerimiento de propuestas deberá incluir como mínimo lo siguiente:

(i) El número de requerimiento y la fecha de emisión;

(ii) la información y las instrucciones específicas sobre cómo preparar y presentar las propuestas, así como la manera en que las personas proponentes podrán solicitar información relacionada con la preparación y entrega de propuestas;

(iii) toda la información disponible sobre los bienes muebles que se interesan adquirir;

(iv) los criterios que se utilizarán para la evaluación y selección de propuestas, incluyendo el peso y la importancia que se le dará a cada criterio;

(v) una indicación para que las propuestas se presenten en un sobre cerrado y en otro sobre separado los precios cotizados conforme la estructura suministrada;

(vi) los términos generales del contrato u orden de compra si se toma la determinación de negociar con las y los proponentes seleccionados;

(vii) una indicación para que se especifique en las propuestas si alguna parte de ésta es confidencial por constituir secretos de negocio o por estar protegida por legislación y que deben tomar medidas cautelares para salvaguardarla;

(viii) la fecha, la hora y el lugar donde se entregarán las propuestas, y

(ix) los términos para la impugnación del requerimiento de propuestas y de la adjudicación del orden de negociación.

(C) Otros términos y condiciones.— En el requerimiento de propuestas deberán consignarse, además, los términos y las condiciones siguientes:

(i) Requisitos de la reglamentación vigente y de las normas aplicables de ingeniería y seguridad en aquellos casos en que se requiera la instalación del equipo que se comprará;

(ii) lista de las certificaciones y documentos especiales que deberán someter con su propuesta;

(iii) referencias, a modo de ejemplo, de marcas específicas de artículos, únicamente como guía para ayudar a la persona proponente a determinar la clase y el tipo de artículos que se interesa obtener;

(iv) tipos de descuentos por pronto pago aceptables a la Rama Judicial;

(v) requerimientos de ley y normas establecidas en la Rama Judicial para la ejecución de contratos u órdenes de compra;

(vi) notificación a los y las proponentes de la disponibilidad de los documentos relacionados y el lugar donde se pueden obtener.

(D) Procedimiento.— Una vez se autorice, el Jefe o la Jefa de Compras enviará el requerimiento de propuestas a los suplidores y las suplidoras que ofrezcan los bienes muebles que se desean adquirir. Se publicará en cualesquiera otros medios electrónicos disponibles, incluyendo el portal cibernético de la Rama Judicial, y cuando se estime necesario, en un periódico de circulación general.

(E) Comité Evaluador.— Para el análisis de las propuestas y de las impugnaciones al requerimiento de propuestas, de recibirse alguna, el Director Administrativo o la Directora Administrativa nombrará un Comité Evaluador y una persona que lo presida dentro de los cinco (5) días posteriores al envío o notificación de disponibilidad del requerimiento de propuestas a los posibles suplidores o suplidoras. En aquellos casos en que sea necesario un asesoramiento externo, el Director Administrativo o la Directora Administrativa lo autorizará.

(i) Autorice el inicio de la negociación conforme el orden establecido por dicho Comité o

(ii) cancele el requerimiento de propuestas.

(2) Requerimiento de información.— Una vez se autorice, el Jefe o la Jefa de Compras enviará el requerimiento de propuestas a los suplidores y las suplidoras que ofrezcan los bienes muebles que se desean adquirir. Se publicará en cualesquiera otros medios electrónicos disponibles, incluyendo el portal cibernético de la Rama Judicial, y cuando se estime necesario, en un periódico de circulación general.

(A) Propósito.— El requerimiento de información se utiliza para conocer si en el mercado hay uno o más suplidores o suplidoras que puedan brindar u ofrecer algún bien o servicio personal particular.

(B) Procedimiento.— Cuando el Jefe o la Jefa de Compras determine la conveniencia de emitir un requerimiento de información en éste se incluirá una guía general que oriente a los posibles suplidores o suplidoras sobre las necesidades que puedan dar base a una futura adquisición mediante algún procedimiento establecido en este reglamento. Además, se incluirá la fecha y el lugar para entregar la información requerida o los medios disponibles para enviarla. El requerimiento se enviará a todos los suplidores y las suplidoras que pertenezcan al Registro de Suplidores y ofrezcan los bienes o servicios personales que se desean adquirir, si alguno. Se publicará en cualesquiera otros medios electrónicos disponibles, incluyendo el portal cibernético de la Rama Judicial y, cuando se estime necesario, en un periódico de circulación general.

(3) Precualificación de suplidores o suplidoras.— El Jefe o la Jefa de Compras podrá recomendar en algunos casos de adquisición de bienes especializados, sofisticados o complejos que se emita una invitación de precualificación de suplidores o suplidoras. En ésta se indicará la información general sobre los bienes que se habrán de adquirir, los requisitos que deben cumplir los suplidores o las suplidoras que interesen participar en los procedimientos de compra que se determine utilizar posteriormente, los criterios que se utilizarán para la cualificación y la fecha y lugar para presentar la información.

(4) Negociación de la compra.— Expirado el término para presentar una solicitud de reconsideración sin que se haya presentado, el Director Administrativo o la Directora Administrativa nombrará un Comité de Negociación y una persona que lo presida o delegará en la Junta de Subastas el efectuar la negociación correspondiente.

(b) Compra negociada cuando los precios sean irrazonables o los términos onerosos en una subasta formal.— En los casos en que se haya celebrado una subasta formal y los precios sean irrazonablemente altos o los términos resulten onerosos para la Rama Judicial, la Junta de Subastas determinará el orden de negociación de los licitadores y las licitadoras que concurrieron tomando en consideración exclusivamente el grado en que éstos o éstas satisfacen las especificaciones y los criterios establecidos en el pliego de subasta, sin tomar en consideración los precios cotizados o los términos onerosos indicados. Previa autorización del Director Administrativo o de la Directora Administrativa, el Secretario o la Secretaria de la Junta notificará a los licitadores y a las licitadoras que se efectuará el procedimiento de compra negociada conforme el orden de negociación establecido y las razones para la designación de dicho orden. El licitador o la licitadora que no esté de acuerdo con el orden de negociación establecido podrá solicitar una reconsideración de conformidad con el procedimiento establecido en el Artículo XVIII de este reglamento.