(a) Evaluación de oferta.— La Junta examinará y evaluará todas las ofertas antes de adjudicar la subasta. En el proceso podrá ser asesorada por el Jefe o la Jefa de Compras, un Comité técnico, otros funcionarios y funcionarias, empleados y empleadas, y consultores externos o consultoras externas, según considere conveniente.

(b) Criterios básicos de evaluación.— Al evaluar las ofertas para adjudicar las subastas, la Junta considerará los criterios que se expresen en el pliego de subasta junto con los siguientes:

(1) La exactitud con la cual el licitador o la licitadora ha cumplido con las especificaciones, los términos y las condiciones del pliego de subasta.

(2) La calidad de los bienes y servicios personales ofrecidos y cómo éstos cumplen con las especificaciones y satisfacen las necesidades establecidas. En los casos en que se efectuaron pruebas con muestras suministradas por el licitador o la licitadora, se incluirá la evaluación de la muestra del producto entre los aspectos de este criterio de calidad.

(3) Si el precio es competitivo y comparable con el prevaleciente en el mercado. Además, aplicar el por ciento de preferencia establecido si la persona o la entidad ha presentado una resolución de la Junta para la Inversión en la Industria Puertorriqueña.

(4) La reconocida habilidad del licitador o de la licitadora para realizar trabajos de la naturaleza bajo consideración en casos de servicios personales.

(5) La responsabilidad y capacidad económica del licitador o de la licitadora.

(6) La experiencia de la Rama Judicial con el cumplimiento de contratos u órdenes de compra anteriores de naturaleza igual o parecida.

(7) La experiencia de otras entidades gubernamentales con el licitador o la licitadora. La recomendación sobre este particular deberá constar por escrito.

(8) El término de entrega más próximo si se ha hecho constar como condición en el pliego de subasta.

(c) Rechazo de oferta más baja.— La Junta podrá rechazar la oferta de precio más bajo cuando ocurra una o varias de las condiciones siguientes:

(1) La Junta tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador o la licitadora que hace la oferta más baja no haya dado cumplimiento satisfactorio a contratos otorgados u órdenes de compra emitidas anteriormente con la Rama Judicial.

(2) Cuando las pruebas efectuadas a las muestras del producto reflejen una calidad inferior a las especificaciones del pliego de subasta.

(3) Cuando se tenga conocimiento de que el licitador o licitadora haya incumplido con los contratos otorgados con agencias gubernamentales y se tenga prueba de ello por escrito.

(4) Cuando la oferta no cumpla con las especificaciones, los requisitos y términos de la subasta.

(5) Cuando no se incluya la firma autorizada del licitador o de la licitadora.

(6) Cuando la experiencia previa de la Rama Judicial con la garantía o el funcionamiento del renglón ofrecido no haya sido satisfactoria.

(d) Término de entrega como criterio adicional de evaluación.—

(1) A menos que en el pliego de subasta se haya hecho constar que se considerará la premura con que se entreguen los artículos solicitados como criterio principal para la adjudicación, no se podrá rechazar la oferta que mejor cumpla con las especificaciones, los términos y las condiciones de la subasta y que, a su vez, sea la más baja en precio, para adjudicarla a un postor más alto porque éste ofrezca una entrega más rápida.

(2) En aquellos casos en que no se requiera en el pliego de subasta una fecha de entrega específica, los licitadores o las licitadoras deberán indicar en su oferta el término o la fecha en la cual entregarán los artículos o rendirán el servicio personal requerido.

(3) En casos excepcionales en los que, luego del acto de apertura de la subasta, el Director Administrativo o la Directora Administrativa determine que el término de entrega puede afectar adversamente el desarrollo de las actividades de la Rama Judicial, éste se convertirá en uno de los criterios principales que se considerarán al evaluar las ofertas para adjudicación. El Secretario o la Secretaria de la Junta de Subastas notificará a los licitadores o las licitadoras que el término de entrega será uno de los criterios principales para la adjudicación y les dará un término de veinticuatro (24) horas para enmendar dicho término de entrega. Se consignará por escrito la justificación de tal acción y ésta deberá formar parte del expediente de la subasta.

(e) Preferencia.—

(1) Requisitos.— La preferencia se establecerá de acuerdo con las secs. 930 et seq. del Título 3, conocidas como la “Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña”, o cualquier ley posterior que la sustituya. Para conceder la preferencia se cumplirá con las condiciones siguientes:

(A) El licitador o la licitadora establecerá preferencia mediante la presentación de la resolución de la Junta para la Inversión en la Industria Puertorriqueña, conjuntamente con su oferta.

(B) En la resolución deberá marcar el renglón o renglones a los cuales se les ha concedido la preferencia que solicita.

(C) No se considerarán solicitudes de preferencia que no cumplan con los requisitos establecidos en los párrafos (A) y (B) anteriores.

(D) No se considerarán solicitudes de preferencias con posterioridad a la fecha y hora establecida en el pliego de subasta para la entrega de ofertas.

(2) Método de aplicación del por ciento de preferencia.— El por ciento de preferencia se aplicará al precio ofrecido por el producto y el precio que resulte será comparado con los otros precios para determinar las ofertas más bajas.

(f) Descuento por pago rápido.— Para fines de adjudicación de la subasta, no se considerarán los descuentos por pago rápido, a menos que este criterio se haya establecido en el pliego de subasta.

(g) Adjudicación por partidas.— Cuando se estime que es aconsejable y conveniente a los mejores intereses de la Rama Judicial, la Junta podrá:

(1) Aceptar o rechazar cualquier partida, grupo o grupos de partidas de cualquier oferta;

(2) adjudicar la subasta englobando varias partidas.

(h) Adjudicación a oferta única.— Cuando se reciba una sola oferta, la Junta podrá aceptarla siempre que se ajuste a las especificaciones y el precio sea competitivo y comparable al prevaleciente en el mercado. Si no se cumple con los requisitos de especificaciones y precio, la Junta rechazará la oferta y deberá resolver el asunto de la forma que sea más beneficiosa para la Rama Judicial, recomendando la emisión de una nueva subasta o la compra en mercado abierto.

(i) Empate de ofertas.— Las ofertas que sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en el pliego de subasta se considerarán empatadas. Para la adjudicación, la Junta notificará a los licitadores o las licitadoras con cotizaciones similares que en un término de tres (3) días deberán comparecer ante el Secretario o la Secretaria de la Junta o ante el o la miembro de la Junta designado por el Presidente o la Presidenta y en sobre cerrado presentar nuevas cotizaciones. En el día y la hora señalada se abrirán los sobres en presencia de representantes de esos licitadores o esas licitadoras. Si ocurre un nuevo empate, se dividirá la adjudicación de la subasta entre esos licitadores o esas licitadoras, si las partes aceptan la adjudicación reducida. De lo contrario, se cancelará la partida o las partidas en las que ocurrió el empate.

(j) Rechazo global.—

(1) Se podrá rechazar cualquiera o todas las ofertas para una subasta en las situaciones siguientes:

(A) Cuando los licitadores o las licitadoras no cumplan con alguno de los requisitos, especificaciones o condiciones estipuladas.

(B) Cuando se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada.

(C) Cuando los precios obtenidos sean irrazonables.

(D) Cuando las ofertas demuestren que los licitadores o las licitadoras controlan el mercado del producto solicitado y se entienda que se han puesto de acuerdo entre sí para cotizar precios excesivos. En este caso, los licitadores o las licitadoras responsables de tal acción estarán sujetos a las medidas establecidas en el Reglamento de Compras de Bienes y Servicios Personales de la Rama Judicial o a que el Director Administrativo o la Directora Administrativa someta el asunto a la consideración de la Oficina de Asuntos Monopolísticos del Departamento de Justicia, para la acción correspondiente.

(2) De ocurrir una de las situaciones antes mencionadas, la Junta deberá resolver el asunto en la forma que sea más beneficiosa para la Rama Judicial, recomendando una compra negociada o emitir una nueva subasta.

(k) Desviaciones permisibles.— La Junta podrá aceptar desviaciones mínimas en los términos y las especificaciones de las ofertas recibidas, siempre y cuando concurran los requisitos siguientes:

(1) Ningún licitador o licitadora ofrezca el bien o servicio personal con las especificaciones requeridas,

(2) no se afecte el propósito original a que está destinada la subasta y

(3) el precio cotizado sea competitivo y comparable con el prevaleciente en el mercado.

(l) Adjudicación de la subasta.— La Junta evaluará las ofertas y cómo éstas cumplen con los criterios de evaluación establecidos en las especificaciones, los términos y las condiciones indicadas en el pliego de subasta. Seleccionará al licitador o licitadora que mejor cumpla con los criterios establecidos y, de ser más de uno, adjudicará la subasta a favor de quien ofrezca el precio más bajo.

(m) Notificación de la determinación final de la Junta.— Una vez la Junta tome la decisión final, el Secretario o la Secretaria notificará por escrito a cada licitador o licitadora que concurrió a la subasta. La notificación deberá incluir lo siguiente:

(1) La determinación final de la Junta.

(2) Los nombres de todos los licitadores y las licitadoras que participaron en la subasta y un resumen de sus ofertas o licitaciones.

(3) Los criterios utilizados para la adjudicación, el rechazo global o la cancelación de la subasta, según aplique.

(4) Las especificaciones, los términos y las condiciones que no cumplió o satisfizo el licitador no seleccionado o la licitadora no seleccionada.

(5) En la notificación de cada licitador o licitadora que haya solicitado la aplicación del por ciento de preferencia, se incluirá una certificación de que dicho por ciento se tomó en consideración en el proceso de adjudicación.

(6) El derecho de solicitar reconsideración al Director Administrativo o a la Directora Administrativa y el término para presentar dicha reconsideración de conformidad con lo dispuesto en el Artículo XVIII del presente reglamento.

(7) El derecho de solicitar revisión judicial y el término para ejercerlo.