(a) Recibo de licitaciones.—

(1) Los sobres conteniendo las ofertas se identificarán con el nombre de la persona natural o jurídica que presenta la oferta, el número de la subasta y la fecha y hora del acto de apertura. Éstos se recibirán cerrados en la División de Correo y Archivo Activo de la Directoría de Administración de la OAT, donde se marcarán cual constituirá la fecha oficial de entrega de la licitación. Las ofertas se podrán enviar por correo o entregarlas personalmente.

(2) El Secretario o la Secretaria de la Junta aceptará los sobres sellados con las ofertas de los licitadores o las licitadoras hasta la fecha y hora establecida en el pliego de subasta.

(3) De ocurrir algún evento natural o circunstancia especial que ocasione el cierre de operaciones de la OAT e impida el recibo de ofertas o propuestas en la fecha límite dispuesta para ello en el pliego de subasta, las ofertas o propuestas se entregarán en el día en que la OAT reanude funciones, a la hora dispuesta originalmente, o a cualquier otra que oportunamente se notifique.

(4) Cada licitador o licitadora tendrá derecho a presentar una sola oferta para cada bien o servicio personal especificado en cada subasta, a menos que se indique lo contrario en el pliego de subasta.

(5) Toda oferta presentada estará bajo la custodia del Secretario o de la Secretaria de la Junta y bajo ninguna circunstancia se abrirá hasta la fecha y hora fijada para el acto de apertura.

(6) Toda oferta que se reciba después de la fecha y hora fijada en el pliego de subasta se devolverá al licitador o a la licitadora sin abrir.

(7) Solamente se aceptarán las correcciones o modificaciones a las ofertas efectuadas antes de la fecha del acto de apertura y que cumplan los incisos (e) y (g) de este artículo.

(8) Si antes de la fecha del acto de apertura se recibiera una licitación con el sobre abierto, violentado, deteriorado o sin identificación, el Secretario o la Secretaria de la Junta se comunicará con el licitador o la licitadora para que éste o ésta verifique personalmente el sobre y los documentos que contiene y los vuelva colocar en otro sobre sellado, debidamente identificado, y entregue formalmente la licitación. La fecha de entrega será la fecha de recibo original. El Secretario o la Secretaria preparará un acta de las incidencias a la cual unirá el sobre deteriorado, violentado o sin identificación y el licitador o la licitadora firmará al calce del acta indicando la fecha y la hora de la inspección del sobre violentado, deteriorado o sin identificación.

(9) Las ofertas que se reciban fuera de la fecha y hora fijada en el pliego de subasta y que no estén identificadas en el sobre, se abrirán y se devolverán al licitador o a la licitadora informándole su descalificación por incumplimiento con las condiciones de la subasta. Se retendrá el sobre original de la licitación y se hará formar parte del expediente de la subasta.

(10) Las ofertas presentadas por los licitadores o las licitadoras serán parte del expediente de la subasta en la cual participen y pasarán a ser propiedad de la Rama Judicial, independientemente de que se cancele o adjudique la subasta.

(b) Oferta de representante exclusivo.— Si el licitador o la licitadora que ofrece una marca específica es el representante exclusivo o la representante exclusiva de dicha marca, tendrá la obligación de indicarlo en la oferta y acompañar la certificación del manufacturero o de la manufacturera.

(c) Tipos de oferta.— La Junta podrá aceptar o rechazar varios tipos de ofertas presentadas por los licitadores o las licitadoras, conforme lo dispuesto a continuación:

(1) Oferta básica.— Constituye aquella en la cual los licitadores o las licitadoras anotan el precio unitario de cada una de las partidas o renglones por la cual desean cotizar. Si el licitador o la licitadora anota precios por unidad en unas partidas y lo omite en otras, se entenderá que interesa hacer ofertas sólo en aquellas partidas para las cuales hace la oferta básica.

(2) Oferta alterna.— Un licitador o una licitadora podrá someter una oferta básica y una o varias alternas para bienes o servicios personales de distintos precios, cualidades o categorías cuando éstas hayan sido solicitadas en los pliegos de subastas y se les haya brindado la misma oportunidad a los demás licitadores o licitadoras. El hecho de que se soliciten ofertas alternas no obliga a la Junta a aceptarlas, aunque éstas sean más bajas en precio que la oferta básica, si se entiende que no conviene a la Rama Judicial.

(3) Oferta “todo o nada”.— Además de la oferta básica, será admisible una oferta a base de “todo o nada”. Consiste en una oferta de un precio más bajo para un grupo de partidas o renglones, sujeta a la condición de que todas sean adjudicadas al licitador o a la licitadora. Deberá anotarse el precio total rebajado o el por ciento de rebaja al lado de cada partida, indicando la frase “todo o nada”.

(4) Oferta precio global.— En sustitución de las ofertas sobre la base “todo o nada”, será admisible que los licitadores o las licitadoras coticen a base de precio global (“Lump Sum”). El licitador o la licitadora anotará al lado de la suma de los renglones para los cuales ha cotizado, una cifra rebajada o señalará un por ciento de descuento.

(5) Varias ofertas por un mismo licitador o una misma licitadora.— Una empresa comercial no podrá someter varias ofertas para una subasta, ya sea a nombre propio, de alguna de sus subsidiarias o sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes, oficiales y entidades a que éstos pertenezcan porque se declararán nulas todas y cada una de las ofertas.

(d) Ofertas que no cumplan con las especificaciones.— La Junta no considerará las ofertas que añadan o eliminen especificaciones o condiciones requeridas en el pliego de subasta, o que las alteren, modifiquen o varíen. Tampoco se considerarán las ofertas que contengan frases, párrafos o comentarios ambiguos, incompletos, indefinidos o que resten certeza a la cotización. Como excepción, se aceptarán aquellas desviaciones mínimas que no alteren el concepto básico de la especificación, la condición o el término del pliego de subasta, únicamente si ningún licitador o licitadora ha ofrecido un bien o servicio personal que cumpla con las especificaciones y los términos requeridos. Véase Artículo XIII(k).

(e) Correcciones de ofertas.— Las correcciones en los pliegos de oferta deberán estar refrendadas por el licitador o la licitadora con su firma o iniciales, de lo contrario quedará invalidada la oferta para la partida o las partidas correspondientes.

(f) Retiro de la oferta.— La Junta podrá aceptar o rechazar varios tipos de ofertas presentadas por los licitadores o las licitadoras, conforme lo dispuesto a continuación:

(1) El retiro de una oferta podrá efectuarse mediante una solicitud escrita al Secretario o a la Secretaria de la Junta, presentada hasta veinticuatro (24) horas antes del acto de apertura de la subasta.

(2) El licitador o la licitadora no podrá presentar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta.

(3) Cuando un licitador o una licitadora insista en el retiro de su oferta con posterioridad al acto de apertura de una subasta, se considerará como incumplimiento de sus responsabilidades y el Director Administrativo o la Directora Administrativa podrá aplicar las sanciones que estime pertinentes, conforme con las disposiciones del Reglamento de Compras de Bienes y Servicios Personales de la Rama Judicial.

(g) Modificaciones a ofertas.—

(1) Las modificaciones a ofertas se aceptarán hasta veinticuatro (24) horas antes de la hora fijada en el pliego de subasta para la entrega de ofertas. La modificación se hará mediante comunicación escrita, presentada ante el Secretario o la Secretaria de la Junta y deberá enviarse en sobre cerrado, debidamente identificado con la información siguiente:

(A) Número de la subasta ofertas

(B) Fecha y hora señaladas para la entrega de

(C) Nombre y dirección del licitador o de la licitadora

(D) Información que indique las razones para la modificación de la oferta

(2) Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para el acto de apertura de la subasta conjuntamente con la licitación original.

(h) Acto de apertura de ofertas.—

(1) Las ofertas se abrirán en el día y hora fijada para su apertura.

(2) El acto de apertura será presidido por el Secretario o la Secretaria de la Junta o por el o la miembro de la Junta en quien éste o ésta delegue. En el mismo podrán estar presentes los y las miembros de la Junta de Subastas, las licitadoras y los licitadores concernidos y toda persona particular interesada. No será requisito que se constituya la Junta en pleno para el acto de apertura.

(3) Los licitadores y las licitadoras deberán estar en el salón donde se celebrará el acto de apertura a la hora indicada para el comienzo. Quienes lleguen más tarde no podrán entrar y perderán la oportunidad de participar en el acto de apertura.

(4) Todas las personas que asistan al acto de apertura firmarán un registro de asistencia, indicando el nombre de la persona natural o jurídica a quien representan y el puesto que desempeñan.

(5) El funcionario o la funcionaria de la Junta de Subastas que presida el acto de apertura de la subasta expresará en voz alta el número de la subasta que está bajo consideración, el propósito de la misma y el nombre de cada uno de los licitadores o cada una de las licitadoras que han presentado ofertas. Mostrará a todas las personas presentes los sobres cerrados de las licitaciones. Los abrirá y verificará que contienen todos los documentos requeridos en el pliego de subasta. Los sobres de las licitaciones se retendrán en el expediente de la subasta.

(6) El funcionario o la funcionaria que presida el acto de apertura inicializará y sellará cada una de las páginas de cada licitación con un reloj-fechador el cual incluirá la fecha y la hora. En aquellos casos en que se anticipe que las licitaciones serán voluminosas o que concurrirán muchos licitadores o licitadores, el Presidente o la Presidenta de la Junta de Subastas designará, mediante comunicación escrita, a los y las miembros de la Junta que consideren conveniente para que junto con el Secretario o la Secretaria sellen e inicialicen las licitaciones. Dicho documento formará parte del expediente de la subasta.

(7) La información siguiente se deberá leer en voz alta: el número de la partida o renglón para el cual se está cotizando, el precio por partida, la marca y el modelo, la garantía, si aplica, y la fecha de entrega si es una de las condiciones de la subasta.

(8) Una vez abiertas y leídas en público las licitaciones, la Junta no podrá cambiar los términos o las estipulaciones de la subasta, ni se permitirá a los licitadores o licitadoras presentes realizar una oferta o hacer cambios o modificaciones a la misma.

(9) Cualquier persona presente en el acto de apertura podrá examinar los documentos de las ofertas presentadas después que el Secretario o la Secretaria de la Junta lea en voz alta, inicie y selle todas las ofertas.

(10) La cancelación o retiro de una oferta por parte del licitador o de la licitadora después de iniciada la apertura de los pliegos de licitación, se considerará como un incumplimiento de sus responsabilidades como licitador o licitadora y el Director Administrativo o la Directora Administrativa podrá aplicar cualesquiera de las medidas por conducta impropia de los suplidores y las suplidoras provistas en el Reglamento de Compras de Bienes y Servicios Personales de la Rama Judicial.

(11) El Secretario o la Secretaria o el funcionario o la funcionaria de la Junta que presida el acto de apertura será responsable de levantar un acta de todas las incidencias y certificará la veracidad de lo expresado.