Todo concesionario establecido bajo las disposiciones de este capítulo podrá destruir, previa autorización del Departamento a tales efectos, sus libros y récords una vez transcurridos cinco (5) años de la fecha de la última entrada en dichos libros o récords, o la fecha en que cualquier obligación hubiere dejado de ser exigible de acuerdo con los documentos en su poder.
El concesionario someterá una petición escrita al Departamento solicitando autorización para la destrucción de récords. Junto con dicha petición el concesionario acompañará una lista de los documentos a ser destruidos indicando la fecha que da lugar a su destrucción.
En la petición el concesionario certificará además que cualquier obligación evidenciada por los documentos que se propone destruir ha dejado de ser exigible.
Si el Departamento no denegare la petición dentro de los quince (15) días de haberse radicado la misma, ésta se entenderá autorizada y el concesionario podrá proceder con la destrucción de documentos.
Una vez efectuada la destrucción de documentos un oficial o representante autorizado del concesionario preparará un acta sobre la destrucción de récords realizada. El acta será remitida al Departamento dentro de los quince (15) días de otorgada la misma.
El acta antes mencionado deberá constar en los récords permanentes del negocio.
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