(1) Adjudicación.— Proceso mediante el cual se evalúan las ofertas recibidas en contestación a una invitación a subasta formal o requerimiento de propuestas para otorgar la buena pro al postor que corresponda, según los criterios establecidos en este reglamento.

(2) Adquisición.— Conjunto de mecanismos disponibles para la obtención de una cosa.

(3) Arrendamiento financiero (leasing).— El financiamiento del uso y disfrute de un bien a cambio del pago de cuotas periódicas acordado mediante un contrato con un término definido, que puede ser con opción a compra o solamente para uso o disfrute del bien.

(4) Bien mueble.— Aquel susceptible de moverse por sí o por otra fuerza o persona, que se puede usar repetidamente sin cambiar de naturaleza o sufrir algún deterioro. Incluye el equipo y mobiliario y el conjunto de suministros, herramientas menores, piezas y objetos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra, aun cuando al usarse pueden cambiar de naturaleza o consumirse.

(5) Comité técnico.— Grupo de personas seleccionado por el Director Administrativo o la Directora Administrativa de los Tribunales para asesorar en una materia especializada o técnica para la compra, el arrendamiento o el arrendamiento financiero (leasing) de bienes especializados o de naturaleza poco común.

(6) Compra.— Forma de adquisición mediante la cual una parte, el vendedor o la vendedora, se obliga a entregar unos bienes determinados y la otra parte, el comprador o la compradora, se obliga a pagar por ellos un precio en dinero o valores de intercambio que lo represente. Significa también todas las necesidades afines agrupadas que deban adquirirse por cualquier medio en una misma transacción o momento, por tener un mismo propósito, suplidores o suplidoras comunes o que así convenga al interés público.

(7) Compra en mercado abierto.— Procedimiento de excepción para la compra de bienes o servicios personales si se cumplen con los requisitos establecidos en este Reglamento.

(8) Compra negociada.— Mecanismo de adquisición en las siguientes circunstancias:

(a) para bienes o servicios personales altamente sofisticados, especializados o complejos;

(b) para arrendamiento de locales;

(c) cuando existan escasas suplidoras o escasos suplidores; o

(d) cuando, luego de la celebración de una subasta formal, los precios cotizados resulten irrazonablemente altos o los términos de las ofertas presentadas sean onerosos para la Rama Judicial. Puede incluir un requerimiento de información, precualificación de suplidores o suplidoras, requerimiento de propuestas o negociaciones de la compra.

(9) Comprador o compradora.— Cualquier persona autorizada por el Director Administrativo o la Directora Administrativa de los Tribunales a comprar en representación de la Rama Judicial a quien se le haya expedido un nombramiento como Especialista en Compras o Agente Comprador o Compradora, o se le haya designado como Delegado Comprador o Delegada Compradora.

(10) Contrato.— Pacto o convenio escrito entre partes para adquirir bienes o servicios.

(11) Director Administrativo o Directora Administrativa.— Director Administrativo o Directora Administrativa de los Tribunales.

(12) División de Compras.— División de Compras adscrita al Área de Asuntos Fiscales de la Oficina de Administración de los Tribunales.

(13) Emergencia.— Toda situación que ocasione necesidades inesperadas, imprevistas, urgentes e inaplazables en la Rama Judicial y que requiera acción inmediata de parte del Director Administrativo o de la Directora Administrativa, del Juez Administrador o de la Jueza Administradora del Tribunal de Apelaciones, de un Juez Administrador o de una Jueza Administradora Regional, de un Director o de una Directora de las directorías de la Oficina de Administración de los Tribunales, del Director o de la Directora del Negociado de Asuntos Administrativos del Tribunal Supremo, del Director o de la Directora de Servicios Administrativos del Tribunal de Apelaciones o de un Director Ejecutivo o de una Directora Ejecutiva Regional, por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de sus empleados y empleadas; por estar en peligro de suspenderse o afectarse el servicio público o dañarse o perderse la propiedad y/o la inversión de fondos de la Rama Judicial, y que cualquiera de estas situaciones afecte adversamente los mejores intereses de la Rama Judicial.

(14) Especificaciones.— Conjunto de las características primordiales propias de los bienes o servicios señaladas como referencia para cada partida de una subasta formal o compra negociada, así como las características físicas, funcionales, estéticas y de calidad con que se describe el tipo de bienes que se requiere, y el conjunto de estipulaciones sobre el método de instalación, ensamblaje o acoplamiento.

(15) Excesivo.— Costo propuesto que excede el precio normalmente cotizado en el mercado en el momento de una compra o que sea mayor que el de un producto sustituto más económico que pueda servir para el mismo fin, con igual resultado o efectividad.

(16) Fianza de ejecución.— Garantía que se requiere para asegurar el cumplimiento de la ejecución de un contrato u orden de compra.

(17) Fianza de licitación.— Garantía que se requiere a los licitadores y las licitadoras para asegurar la oferta o propuesta presentada durante todo el procedimiento de la subasta formal o compra negociada.

(18) Invitación.— Anuncio o escrito por medio del cual se cita o invita a varias personas o empresas para que concurran a un lugar o acto determinado.

(19) Junta o Junta de Subastas.— Junta de Subastas de la Rama Judicial.

(20) Largo plazo.— El término mayor de cinco (5) años de un contrato de arrendamiento de locales formalizado conforme a este reglamento.

(21) Libro de registro de asistencia.— Libro que contiene el registro oficial de las personas que asisten a un acto de apertura o reunión presubasta de una subasta formal.

(22) Licitador o licitadora.— Persona natural o jurídica que ofrece cotizaciones por un bien o servicio personal en una subasta formal.

(23) Licitación.— Oferta de precios y condiciones por un bien o grupo de bienes, o servicio personal no profesional presentada por un licitador o licitadora en respuesta a un pliego de subasta formal.

(24) Local o locales.— Todo tipo de espacio físico apto para uso oficial de la Rama Judicial como oficinas, salones de sesiones, áreas de apoyo a la función judicial y otras dependencias de la Rama Judicial para propósitos relacionados.

(25) Negociación.— Proceso mediante el cual dos o más partes buscan llegar a un acuerdo, defendiendo cada una sus intereses.

(26) Oficina de Administración y Conservación de Locales.— Oficina de Administración y Conservación de Locales de la Oficina de Administración de los Tribunales.

(27) Oficina o directoría peticionaria.— Oficina o dependencia del Tribunal Supremo, Tribunal de Apelaciones, Tribunal de Primera Instancia u Oficina de Administración de los Tribunales (OAT), incluyendo a la Junta de Personal de la Rama Judicial.

(28) Orden de compra.— Documento oficial que se emite a un suplidor o suplidora para adquirir bienes o servicios personales.

(29) Organismo gubernamental.— Cualquier departamento, agencia, negociado, oficina, instrumentalidad, corporación pública o subdivisión política del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, incluyendo sus municipios.

(30) Partidas.— Enumeración de especificaciones identificadas como parte de un pliego de subasta formal o requerimiento de propuestas, en las cuales se requieren bienes iguales o de naturaleza similar; o servicios personales no profesionales.

(31) Pliego de subasta.— Conjunto de documentos compuesto de la invitación a subasta formal, las especificaciones de los bienes o servicios solicitados, los términos, las condiciones y las instrucciones de cómo presentar una licitación u oferta.

(32) Precualificación de suplidores o suplidoras.— Mecanismo que permite conocer si existen suplidores cualificados o suplidoras cualificadas en el mercado que puedan proveer el bien que se interesa. Puede utilizarse como una etapa previa a la adquisición de bienes especializados, sofisticados y complejos.

(33) Preferencia.— Porcentaje de preferencia que concede la Junta de Inversión en la Industria Puertorriqueña a los artículos distribuidos, envasados, ensamblados o manufacturados en Puerto Rico, incluyendo servicios rendidos en Puerto Rico, según establece las secs. 930 et seq. del Título 3, conocidas como “Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña”, o cualquier ley posterior que la sustituya. Dicha preferencia se tomará en consideración en la evaluación para la adjudicación de las subastas formales.

(34) Propiedad.— Véase definición de bien mueble.

(35) Registro de suplidores.— Suplidores, suplidoras o empresas comerciales, clasificados de acuerdo con el producto que ofrecen o licitan para la Rama Judicial.

(36) Requerimiento de información.— Mecanismo que permite conocer si existen suplidores o suplidoras que puedan ofrecer algún bien o servicio particular o que contribuye a la planificación, estimación de precios y capacidades o determinación de las maneras en las que se puede brindar un servicio requerido.

(37) Requerimiento de propuestas.— Mecanismo de compra negociada que permite informar a potenciales suplidores y suplidoras sobre los requisitos y las necesidades de adquisición de la Rama Judicial y solicitar propuestas dirigidas a negociar la adquisición de bienes.

(38) Servicios personales.— Todo trabajo o servicio no profesional o consultivo que realiza una persona o entidad por una retribución, compensación o pago. Entre otros, podría incluir aquella labor ofrecida por personas naturales o jurídicas a quienes se les requiere poseer un título o una licencia que lo acredite, pero cuya labor no se encuentra comprendida en la definición de servicio profesional o consultivo, como es el caso de técnicos, maestros, oficiales plomeros y peritos electricistas. También incluye los servicios no profesionales de personas no diestras autorizadas para ejecutar una función a quienes se les puede requerir también una licencia.

(39) Servicios profesionales o consultivos.— Servicios rendidos por una persona natural o jurídica cuya prestación principal consista del producto de la labor intelectual, creativa o artística, o en el manejo de destrezas altamente técnicas o especializadas.

(40) Sofisticado.— Bienes especializados, complejos o avanzados que requieran una instalación especial o unas destrezas fuera de lo común para su uso. Por ejemplo, el equipo tecnológico altamente complejo, las redes de comunicación, entre otras.

(41) Subasta formal.— Procedimiento mediante el cual se solicitan ofertas para adquisiciones de bienes o servicios personales que sean de veinticinco mil dólares ($25,000) o más, cuya adjudicación efectúa la Junta de Subastas de la Rama Judicial. Además, cuando así se determine según lo dispuesto por este reglamento, será el procedimiento para adjudicar el arrendamiento de locales a largo plazo.